Politique de confidentialité

Chez BCT, la confidentialité et la protection des renseignements personnels (ci‑après défini) de nos employés, contractuels, travailleurs autonomes, clients et fournisseurs sont au cœur de nos préoccupations, c’est pourquoi nous avons adopté la présente politique de gestion de la confidentialité et des renseignements personnels (la « Politique »).
 
 

1. APPLICATION DE LA POLITIQUE

 
La Politique s’applique à tout renseignement personnel que nous pourrions collecter dans le cours de nos activités, et ce, indépendamment de leur format, que ce soit sous format électronique, papier ou verbal. La Politique s’interprète en fonction des lois applicables dans le territoire d’où proviennent les renseignements personnels conformément aux lois et règlements en vigueur. Cette politique doit s’appliquer et s’interpréter de manière à respecter les règles déontologiques qui sont applicables à l’exercice de la profession de comptables professionnels agréés et de toute autre profession, le cas échéant.
 
La Politique a pour objectif d’orienter nos employés et la direction lorsqu’ils doivent traiter des renseignements personnels, que ce soit au moment de l’obtention du consentement, lors de la collecte, dans leur utilisation, conservation, accès, correction ou suppression. Elle permet aussi à nos employés et à la direction d’identifier, signaler et évaluer un incident relatif à la vie privée ainsi que de permettre de mener des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée.
 
 

2. DÉFINITIONS

À moins d’indication contraire dans le texte, les mots et expressions apparaissant dans la Politique s’interprètent comme suit :
 
a) BCT : désigne la société Boucher Champagne Thiffault inc.
 
b) Incident de confidentialité : signifie l’accès non autorisée, l’utilisation non autorisée ou la communication non autorisée par la loi d’un renseignement personnel ou encore sa perte ou toute autre atteinte à la protection d’un renseignement personnel.
 
c) Renseignement(s) personnel(s) : Tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier.
 
d) Renseignement(s) personnel(s) sensible(s) : Un renseignement personnel qui, par sa nature notamment médicale, biométrique ou autrement intime ou en raison du contexte de son utilisation ou de sa communication, suscite un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée.
 
e) Responsable de la protection des renseignements personnels : signifie Mme Josianne Dubé‑Richard.
 
f) Risque de préjudice sérieux : lors de l’évaluation du risque de préjudice sérieux, les facteurs suivants doivent notamment être considérés :
 
-la sensibilité du renseignement personnel concerné;

-les conséquences appréhendées de son utilisation;

-la probabilité qu’il soit utilisé à des fins préjudiciables.
 
 

3. CONSENTEMENT À LA COLLECTE

 
Au moment de la collecte d’un renseignement personnel, nous nous assurons du consentement libre et éclairé de la personne qui nous communique un renseignement personnel. En ce sens, nous devons nous assurer que la personne nous communique un renseignement personnel après avoir été informée des fins spécifiques pour lesquelles nous collectons ce renseignement personnel.
 
Ce consentement peut être explicite (par exemple, il peut être donné verbalement, par écrit ou par voie électronique) ou implicite (par exemple, il peut être donné volontairement).
 
 

4. COLLECTE

 
Nous limitons la collecte des renseignements personnels à ceux qui sont nécessaires pour rendre nos services.
 
 

5. UTILISATION ET ACCÈS

 
Nous nous engageons à limiter l’utilisation des renseignements personnels aux seules et uniques fins pour lesquelles nous avons obtenu le consentement.
 
De même, la direction de BCT et le responsable de la protection des renseignements personnels établissent des restrictions aux renseignements personnels auxquels chacun des départements peut avoir accès afin de limiter les accès à ce qui est nécessaire. De plus, les employés de BCT s’engagent à ne pas accéder à des renseignements personnels qui ne sont pas nécessaires dans l’exécution de leurs tâches et s’engagent à ne pas communiquer ces renseignements à des personnes, employés ou autres, qui n’y sont pas autorisés à les consulter ou à y avoir accès.
 
 

6. CONSERVATION

 
BCT s’engage à conserver les renseignements personnels, indépendamment de leur format, selon des standards de sécurité conformes à son industrie et selon les recommandations de ses consultants et de ses assureurs.
 
De plus, une formation sera fournie aux employés sur la procédure de conservation et de destruction des renseignements personnels ainsi que sur les risques liés à la violation de la vie privée. Cela inclut également la sensibilisation du personnel aux bonnes pratiques de sécurité des données et à l’importance du respect des procédures établies.
 
 

7. DESTRUCTION

 
BCT s’engage à ne conserver les renseignements personnels que durant la période où ceux-ci sont nécessaires et à les détruire ou les anonymiser par la suite.
 
 

8. COMMUNICATION À DES TIERS

 
Nous nous engageons à ne pas communiquer les renseignements personnels à des tiers, sous réserve des lois applicables.
 
 

9. ACCÈS ET RETRAIT DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

 
Une personne peut retirer à tout moment son consentement à la collecte et à la conservation de ses renseignements personnels. Dans un tel cas, la personne ayant divulgué des renseignements personnels doit communiquer sa demande de rectification ou d’exercice de son droit de retrait de renseignements personnels en communiquant avec le responsable de la protection des renseignements personnels par écrit.
 
De plus, une personne qui souhaite accéder à ses renseignements personnels doit soumettre une demande écrite au responsable de la protection des renseignements personnels. La demande peut être envoyée par courriel ou par courrier postal. Avant de traiter la demande, l’identité de la personne doit être vérifiée de manière raisonnable. Si l’identité de la personne ne peut pas être vérifiée de manière satisfaisante, BCT peut refuser de divulguer les renseignements personnels demandés.
 
 

10. TRAITEMENT DES PLAINTES

 
Une personne peut déposer une plainte par écrit, par téléphone, par courrier électronique ou par tout autre canal de communication officiel. Le responsable de la protection des renseignements personnels examine chaque plainte pour évaluer sa pertinence et sa gravité. Les plaintes frivoles, diffamatoires ou sans fondement peuvent être rejetées.
 
Le responsable de la protection des renseignements personnels mène une enquête approfondie et propose des solutions appropriées pour résoudre la plainte dans les meilleurs délais. Il communique par la suite avec le plaignant pour le tenir informé de l’avancement de l’enquête et de la résolution de la plainte.
 
Une fois la plainte résolue, le responsable de la protection des renseignements personnels fournit une réponse écrite au plaignant résumant les mesures prises et les solutions proposées. Toutes les informations et documents relatifs à la plainte sont conservés dans un dossier confidentiel.
 
 

11. RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RELATIFS AUX EMPLOYÉS

 
Chez BCT, seule la direction générale et les ressources humaines ont un accès aux renseignements personnels de nos employés et nous avons déployé des mesures pour nous assurer que les employés ayant accès aux renseignements personnels d’autres employés ne puissent accéder qu’aux seuls renseignements qui sont utiles à l’exécution de leurs tâches.
 
 

12. REGISTRE DES INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ ET SIGNALEMENT

 
BCT a adopté une procédure de gestion des incidents de confidentialité et tient un registre des incidents de confidentialité.
 
De plus, si l’incident de confidentialité crée un risque de préjudice sérieux, BCT s’engage à signaler cet incident conformément à la loi applicable et à prendre les mesures raisonnables pour réduire que les risques de préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de confidentialité de même nature ne se produisent.
 
Toute personne témoin ou informé d’un fait pouvant être considéré comme étant un incident de confidentialité doit contacter le responsable de la protection des renseignements personnels:
 

Josianne Dubé-Richard
 
Téléphone: 450 755-1140

Courriel: rprp@bctcomptable.ca
 
455, Bd Base-de-Roc Suite 200

Joliette (Québec)  J6E 5P3
 
 

13. MISE À JOUR DE LA POLITIQUE

 
BCT accompagné de son responsable de la protection des renseignements personnels peuvent modifier la Politique en tout temps et en rendant cette nouvelle politique sur le site internet de BCT.
 
 

14. ADOPTION DE LA POLITIQUE

 
BCT a adopté la Politique en date du 22 septembre 2023.